Implementarea unui sistem de management al calitatii , bazat pe ISO 9001: 2015 , ar trebui sa fie o decizie luate in considerare si profund apreciate. Pe langa beneficiile legate de imbunatatirea continua si o mai mare satisfactie a clientilor, trebuie sa tinem cont de eforturile si resursele necesare pentru implementarea sistemului. Urmatorul articol descrie pasii de urmat pentru obtinerea certificatului ISO 9001 la orice companie mica sau multinationala mare, de la inceputul proiectului, prin documentarea si implementarea proceselor, pana la concesionarea asteptata a acestuia.
1. Acasa. Motive pentru certificarea ISO 9001
Prima etapa este recunoasterea necesitatii de a implementa un sistem de management al calitatii . Motivele fundamentale pentru certificarea ISO 9001 sunt:
- cerintele noilor clienti,
- participarea la concursuri publice,
- cerinte legale (de exemplu, companii de sisteme de protectie impotriva incendiilor),
- necesitatea diferentierii fata de concurenti si
- necesitatea imbunatatirii proceselor organizatiei
2. Selectarea companiei de consultanta
Pe tot parcursul procesului, se recomanda ca organizatia sa fie ghidata de oameni care cunosc metodologia de implementare a sistemului. Acesti oameni pot fi interni organizatiei in sine sau pot fi consultanti externi. (A se vedea postarea despre criteriile de alegere a unui consultant ). Criteriile pentru selectarea unei companii de consultanta pot fi urmatoarele:
- Experienta consultantului si relatia sa cu compania
- Domeniul de aplicare si detaliile serviciilor care urmeaza sa fie furnizate
- Preturile si termenele inchise
- Determinarea obiectivelor comune
3. Planificarea sistemului si identificarea procesului
Procesul de implementare si sistemul in sine trebuie planificate. Planificarea sistemului trebuie facuta dupa identificarea si analizarea tuturor proceselor dezvoltate de organizatie. In aceasta planificare, vor fi definite termenele, resursele, responsabilitatile si, mai ales, procesele necesare ale sistemului de management al calitatii .
4. Instruire de calitate
Sistemul este al organizatiei si, prin urmare, in cadrul companiei trebuie sa existe persoane competente pentru implementarea si dezvoltarea acestuia. Aceasta competenta trebuie realizata prin instruire, in ceea ce priveste calitatea si performanta proceselor, pe parcursul dezvoltarii proiectului. Este necesar sa se dezvolte planuri de instruire la doua niveluri. La un prim nivel, este necesar sa ii instruim pe cei responsabili de calitate in cerintele standardului de referinta si in instrumentele pentru implementarea acestuia. Pe de alta parte, personalul responsabil de desfasurarea diferitelor procese trebuie sa-si cunoasca responsabilitatile in cadrul acestora si riscurile care ar putea aparea in cazul unor abateri in performanta lor.
5. Documentatia sistemului
Documentarea este suportul proceselor si permite garantarea eficientei si repetabilitatii acestora. (A se vedea postarea despre tipurile de documente ). Organizatia trebuie sa-si documenteze procesele, stabilind etapele si responsabilitatile corespunzatoare. Ca cele mai frecvente documente din sistemele de management al calitatii am putea cita:
- Politica de calitate,
- Manual de management al calitatii,
- Procedura de control al documentatiei,
- Procedura de efectuare a auditurilor,
- Procedura pentru tratarea creantelor,
- Procedura comerciala,
- Etc.
6. Implementarea proceselor
In documentele din etapa anterioara, procesele au fost definite, acum este momentul sa le pornim si sa indeplinim toate sarcinile cerute de sistem si standard. Timpul necesar pentru efectuarea proceselor pentru efectuarea auditurilor ar trebui sa fie de cel putin trei luni, deoarece este necesar sa existe suficiente dovezi ale functionarii corecte a procesului.
7. Audit intern
O cerinta fundamentala a standardului ISO 9001 este efectuarea unui audit intern, in cadrul caruia va fi verificata conformitatea cu toate cerintele continute in standardul de referinta si in sistemul de management al calitatii. Auditul trebuie sa fie efectuat de personal calificat, pe baza experientei si formarii acestora in domeniul auditurilor si al managementului calitatii si independent de zonele auditate. Abaterile detectate trebuie tratate pentru solutionarea lor fara intarziere, luand masurile corective adecvate.
8. Audit de certificare
Odata ce am verificat ca sistemul functioneaza corect si a fost implementat pe deplin, putem solicita unei entitati de certificare sa efectueze auditul extern. Aceasta entitate va fi responsabila pentru eliberarea certificatului ISO 9001 daca toate cerintele sunt indeplinite. (A se vedea postarea cu privire la criteriile de alegere a organismului de certificare ).
Odata ce toti acesti pasi au fost parcursi pentru obtinerea certificatului ISO 9001 , organizatia va avea deja insigna sa pentru a demonstra ca are un sistem care sa indeplineasca cerintele clientilor si sa creasca satisfactia clientului. Nu este momentul sa ne odihnim, calea calitatii nu
